リモートワークの取り組みと社内の同期・非同期コミュニケーションの現状

SBO (Startup Back Office) の谷本です。
シェアウィズにジョインして1年2ヶ月が経過しました。
この1年はエキサイティングな毎日を過ごし充実した日々を過ごしています。

シェアウィズはビジネス、エンジニア、バックオフィスと複数職種で新しい仲間を募集しています。私も採用メンバーとして候補者の方に面接や会社説明をする機会があります。今回は候補者からご質問いただく「シェアウィズのコミュニケーション方法」についてご紹介します。

シェアウィズの働き方


他メンバーの記事でも紹介していますが、シェアウィズはリモートワークとオフィスワークのハイブリッドでの働き方を導入しています。
出社必須日は設けておらず、個人及びチームのパフォーマンスを落とさないように各自で調整し、各自でリモートワークにするかオフィスワークにするかを判断してもらっています。

2022年3月現在はコロナの変異株の影響で、原則はリモートワークをお願いしています。

一般的にリモートワークでは、非同期型コミュニケーションが大事と言われていますが、シェアウィズでは同期型と非同期型のコミュニケーションツールを用いて業務を進めています。

同期型コミュニケーションについて


「同期型コミュニケーション」とは 複数の人が同じ時間を共有してやり取りをするコミュニケーションスタイルです。

オフィスで机を並べて会話することが代表例で、オンラインの場合は、「Zoom」や「Google Meet」「Microsoft Teams」等を使用したミーティングや会議などが含まれます。

シェアウィズは「Voice Ping」を使いバーチャルオフィスを用いて「いつでも、気軽に、タイムラグなく繋がれる環境」を準備しています。イメージは執務スペースのようにメンバーの近くにいけば「ちょっと良いですか?」という流れで立ち話の感覚で会話ができます。

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1on1やミーティング等、立ち話というよりは「しっかり会話しましょう」という時は「Google Meet」を使用しますが、オンラインの社内イベントは「VoicePing」を用いて全員の顔が見える状態でミーティングを実施します。

シェアウィズ社内のVoicePingを使ったミーティングの様子

社内ミーティングの様子

シェアウィズではミーティング時はカメラのONを必須にしています。
フェイス・トゥ・フェイスで相手の状況を確認・共有しながらコミュニケーションをとることで、同じ空間にいないからこそお互いの状況を共有し、コミュニケーションの質の向上を目指しています。

同期型コミュニケーションを導入することによりリモートワークのネックになるストレスを軽減しオフィスワークと同等に仕事を進めることができています。

非同期型コミュニケーションについて

リモートワークの成功には非同期型コミュニケーションによる意思疎通が重要です。
シェアウィズでもチャット (Slack) やオンラインドキュメント (Google Work Space など) を用いています。
「Slack」や「Googleアカウント」でも顔写真の登録を必須にしています。SlackでメンションするときやGoogleドキュメントで共有するときに、瞬時に相手の顔をイメージできるようにするための工夫です。オフィスにいる感覚を維持するだけではなく、間違った相手にファイルを共有してしまうという、セキュリティ事故を未然に防ぐ目的も兼ねています。

また、基本は鍵付き(限定メンバーだけのチャネル)のチャンネルを設けないことや、DM(非公開での会話)なども極力避けるようにしています。
社内の透明性を高めていきたいですし、離れているからこそ情報を開示することが重要だと思います。

オンラインコミュニケーションスキル


ここまでは主に同期・非同期ツールの活用例をご紹介しましたが、個人的に最も重要だと思うのはオンラインコミュニケーションスキルです。

各人が以下のようなスキルを持っている、持っていないなら高められるよう支援することが大切だと思います。

 ITリテラシー

ITに対する基礎知識やITツールを使いこなすスキルです。各ツールの機能を網羅的に理解し、業務で活用できるスキルです。

インプットスキル

自ら情報をキャッチするスキルです。リモートワークでは非同期型コミュニケーションが増えるため、じっとしているだけだと情報が得にくくなってしまうため、能動的に情報をキャッチするスキルが必要です。

アウトプットスキル

自ら情報を発信するスキルです。主にテキストコミュニケーションを基本としたアウトプットになりますが、オンラインミーティング時の発言力やファシリテーションスキルも必要です。

セルフマネジメント

自宅が仕事場になると「仕事」と「プライベート」の切り替えをするスキルが必要です。
リモートワークに限りませんが、タイムマネジメントやタスクマネジメントを適切に行うスキルが必要です。

まとめ

リモートワークというと「オフィス」でやっていたことを「自宅」で行えば良いと勘違いをされる方がいますが、そうではありません。
リモートワークでは複数のツールを使い、自らをコントロールし、成果を出す必要があります。会社として「いつでも、気軽に、タイムラグなく繋がれる環境」は用意していますが、それはリモートワークに必要な要素の1つに過ぎず、個人のオンラインコミュニケーションスキルの保持・向上がリモートワーク成功の鍵だと思います。

今後はオンラインコミュニケーションスキル向上のサポートや、社員同士や上司と部下などの信頼関係を築き心理的安全性を高める活動を検討したいと思います。

(谷本)

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