esa.ioとHackMDでつくるいい感じの議事録&ドキュメント管理

こんにちは。ShareWisの辻川です。

みなさん社内のドキュメント管理には何を使っていますか?

チャットツールは各社優れたサービスを出していますが、なんとなくSlackがデファクト・スタンダードになりつつあるのかな、と思う今日このごろですが、ドキュメント管理に至っては、まだまだデファクトと呼べるものは出てきていないように感じます。

弊社でも、今まで、Basecamp、WordPress、asana、Sign、Googleドキュメント…
と色々なサービスを使ってきました。

色々経た結果、今はesa.io + HackMDという2つのサービスを組み合わせて使うかたちに落ち着いています(といっても最近になって落ち着いたので、すぐに変わるかもしれませんが)。

今回はそんな社内の議事録 & ドキュメント管理ツールについてご紹介します。

なぜデファクトなドキュメント管理サービスが出てこないのか

社内でのツールの使い方の紹介の前に、なぜドキュメント管理の分野では、圧倒的シェアNo.1のサービスが出てきにくいのか(少なくとも今のところは)について考えてみたいと思います。

社内で色々なツールを使ってみて気づいたのですが、ドキュメント管理ツールに期待することは、組織の体制や規模によって大きく異なります。

チャットツールならほとんどの人が同じような機能をイメージするかと思いますが、ドキュメント管理ときくと、ワークフローや、部署、会議体や人数など、自分が所属する組織によって、イメージするものがマチマチになります。

社内でも、
このサービスのここは良いけど、この機能が自分たちに合っていない、
ここは使いやすいけど、この使い方はワークフローに沿わないのでめんどくさい、
といったような事態が出てきました。

このような状況を解決するためには、仕事を道具に合わせるか、良い道具が見つかるまで探し続けるか、の選択に迫られるわけですが、新しいものを試すのが好きな僕らは、後者の道を選び、今のツールに落ち着きました。

esa.io + HackMDを組み合わせる

さて、今のところ弊社ではesaとHackMDを組み合わせて使っているのですが、それぞれどんなサービスなのかをご紹介します。

esa.io

ShareWisのesa

esa.ioは小規模なチームのためのドキュメント共有サービス。
マークダウン記法が使えて、テンプレート機能や、タグ機能などで、簡単にドキュメントを作成、整理できるのが特徴です。

そして何より鳥がいいですね!

鳥好きの僕としては、それだけで他の類似サービスから5,000歩ほどリードするアドバンテージがあります。

HackMD

hackmd sample

HackMDはリアルタイムでマークダウン記法のドキュメントを複数人で編集できるサービスです。
ドキュメントを作成したら、ログインも不要でURLを共有するだけで、みんなで同じドキュメントを見ながら編集することができます。
esaは国産のサービスですが、HackMDは海外製です。全部英語じゃ社内全体で使うのは難しいんじゃないの!?と思われるかもしれませんが、シンプルなサービスなので特に英語が必要なところはありませんし、エディタに関しては日本語も全く問題なく動きます。

ただし、esaと違って鳥を起用していません。非常に残念です。

なぜ、2つのサービスを組み合わせて使うのか

それぞれ単体でも、使いやすいサービスなんですが、社内の要件をまとめた結果、2つのサービスを組み合わせて使うかたちをとっています。

社内でテキスト化される情報として、フローな情報からストックな情報の順に、
チャット → 議事録 → ドキュメント
に分類することができます。

チャットにはSlackを、一人で書いて完結するタイプのドキュメントにはesaを使えばいいのですが、問題は議事録、中でも複数人で編集する可能性のある、社内ミーティングの議事録でesa単体でカバーできない状況が発生します。

特に弊社の場合は、大阪と東京の両オフィスから社内ミーティングに参加することがあるので、リアルタイムで同じドキュメントを見ながらミーティングを進めたい状況が頻繁に発生します。
※ ホワイトボードをSkypeで共有することもありますが、互いに書き込みあったり、画像や画面キャプチャを共有したい場合があるので、リアルタイムのドキュメント編集の方が便利なときがあります。

そんなときに、HackMDでドキュメントを作成し、みんなで同じドキュメントを閲覧、編集し、ミーティングが終わったら、esaにコピペして投稿し、ストックな情報として記録する、といったことをします。

esaにはよく使う書式をテンプレートで保存したり、前回の議事録を簡単に複製できる機能があるので、HackMDを使うときは、HackMD上でゼロから文書を書くのではなく、テンプレートや前回議事録をペーストして使っています。

というわけで、シェアウィズ社内ではこのような形でドキュメント管理を行っているわけですが、もっとうまいやり方がある!ですとか、こういうの使ってみたら良かったよ!というご意見、ご感想ございましたら、是非教えてもらえると嬉しいです(esaの中の人にリアルタイム編集作って、とお願いするのもいいかもしれませんね)。

社内のさまざまな業務フローを改善するのが好きな方、新しいものを試すのが好きな方は、是非オフィスに遊びに来てください。

(辻川)